Y broses gaffael

Mae’r broses gaffael sy’n cael ei dilyn pan fydd gofynion yn cael eu cyhoeddi drwy gyfrwng gwefan GwerthwchiGymru i’w gweld isod:

Gwahoddiadau i dendro neu i roi dyfynbris

Byddwn yn gofyn am ddyfynbrisiau neu dendrau gan gyflenwyr posibl, neu gan sefydliadau sydd wedi’u gosod ar restr fer drwy Holiadur Cyn-Gymhwyso(PQQ).

Dylai cyflenwyr posibl sydd â diddordeb lenwi'r PQQ / Gwahoddiad i Dendro (ITT) a'u cyflwyno erbyn y dyddiad angenrheidiol gan ddarparu'r holl ddogfennau ategol. Caiff ymatebion y cynigwyr eu hasesu gan ddefnyddio meini prawf wedi'u pwysoli, y manylir arnyn nhw yn y canllawiau ategol. Pan ddilynir proses (PQQ) gyfyngedig, bydd ITT yn cael ei anfon at y cyflenwyr hynny sydd ar y rhestr fer. Pan ddilynir proses agored, bydd yr ITT ar gael i unrhyw gyflenwr sydd â diddordeb.

Yn gyffredinol, bydd y PQQ/ITT yn cynnwys set o ddogfennau a fydd yn cynnwys y canlynol:

  • Cyfarwyddiadau Tendro - cyngor ynglŷn â’r meini prawf a ddefnyddir i ddyfarnu’r contract a fformat angenrheidiol yr ymateb.
  • Manyleb - sy’n esbonio hyd a lled y gofynion, gan gynnwys y lefelau gwasanaeth arfaethedig, os yw’n gymwys.
  • Cynnig neu Atodlenni Technegol - gwybodaeth am y dystiolaeth sy’n angenrheidiol er mwyn cynnig i ddangos gallu’r cyflenwr posibl i ddarparu’r nwyddau neu’r gwasanaethau angenrheidiol.
  • Rhestr Brisiau – a all gynnwys fformat penodol ar gyfer dangos prisiau’r tendr.
  • Telerau ac Amodau.

Arfarnu’r tendr/dyfynbris

Pan fydd y dyfynbrisiau neu’r tendrau wedi dod i law, fe’u gwerthusir ar sail gyffredin er mwyn sicrhau bod y gystadleuaeth yn cael ei chynnal mewn modd teg a chyfartal, a bod y dyfynbris neu'r tendr sy'n rhoi’r gwerth gorau am arian drwyddi draw yn cael ei ddewis.  

Nid yw gwerth gorau am arian o reidrwydd yn golygu mai’r dyfynbris neu’r tendr lleiaf drud fydd yn cael ei ddewis. Wrth benderfynu pwy sy’n cynnig y gwerth gorau am arian drwyddi draw, gall meysydd eraill gael eu hystyried gan gynnwys, ymhlith pethau eraill, cymorth ar ôl gwerthu, amserau cyn darparu’r nwyddau, costau oes gyfan (gan gynnwys cost gwaredu) a pholisi amgylcheddol a pholisi iechyd a diogelwch y cyflenwr.

Dyfarnu’r contract

Bydd llythyr dyfarnu swyddogol i gadarnhau’r contract yn cael ei anfon at y cyflenwr a gyflwynodd y tendr sy’n rhoi’r gwerth gorau am arian.

Rheoli’r contract

Bydd aelod o staff Cadw yn cael ei enwebu fel pwynt cyswllt a bydd yn monitro perfformiad y cyflenwr a hefyd yn ymdrin ag unrhyw ymholiadau a all fod gan y cyflenwr.

Prynu

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i dalu ei chontractwyr o fewn 30 diwrnod ar ôl cael nwyddau neu wasanaethau, neu anfoneb gywir, p’un bynnag yw'r olaf. Mae amodau contract safonol Llywodraeth Cymru yn pennu y caiff taliadau eu gwneud o fewn 30 diwrnod.